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日本留學簽證 2024 | 新制電子 CoE、簽證申請流程、入境打工事宜

恭喜各位取得交換資格! 首先,簡單事前提醒,因為日本對於行政流程、文書作業的嚴謹態度,很多情況下都不允許文件汙損或折疊甚至是塗改,所以請以最高標準要求自己在書寫、保存上,多加注意謹慎。包括所有文件(畢業證書、申請書等)的英文譯名都必須與護照上一致,以避免後續衍伸問題。

接下來會面臨到申請日本留學 (學生) 簽證一連串的行政流程,第一個問題便是關於 CoE 的取得以及簽證的辦理方式。

關於接下來文章的 CoE 說明適用於「透過台灣學校方獲得交換資格的交換學生」,如果你是以自行申請方式進行交換,CoE 的取得可能要另行根據日本校方的指引進行。

日本留學簽證 申請全流程

前置文件 — CoE 用途說明

所謂的 CoE (Certificate of Eligibility) 是「在留資格認定證明書」,申請需要提供一張大頭照予日方(脫帽、露耳不露齒,通常日本證件照的尺寸大多要求 4cmX3cm,若校方有標示則以校方要求為主)。

此份證明文件並非校際間的往來,而是必須透過日方交換學校送到日本的入出境管理局,在法務省批准下才能夠核發,過去從遞交大頭照到審核完成,往往需要一個月以上,從日方寄出到台灣也會再花上約一周時間。取得實體的 CoE (就是這張紙) 後才能夠辦理留學簽證。

CoE 上會載明姓名國籍等個人資料,還有此次在留的資格 (留學) 及年限。我申請的是春學期 (約四個月) 的交換,但資格有效年限為一年。辦完簽證後這張 CoE 會被釘在護照上,後續交由入境日本國時承辦的海關人員收回,請勿擅自撕下!

2023.09 制度更新 : 2023 上半年大使-于晴分享的經驗還是採紙本 (實體) CoE 作為申請,下半年出發時日本的新式電子數位 CoE 已經上路,因此下一個段落筆者會為大家更新「2023 新制 CoE 的申請流程及線上填寫說明」。

*此份 CoE 為重要文件,僅有一份且不補發,請勿摺疊並妥善保管

2023 電子在留資格認定證明書 (CoE) 取得說明

為加速留日學生取得在留資格認定證明書的效率,2023 秋冬入學開始推動文件數位化,與舊制的紙本在留資格認定證明書 CoE 相同,無須由留學生或交換學生提出相關申請,需等待日本校方通知方可開始下一步驟 (線上填寫資料取得電子憑證)。

以下先簡單提供筆者自己的時間軸 (方便讀者參考收到日校方通知時間,如果遲遲沒有收到可以發信詢問) :

  • 6 月底 收到台灣學校 (中央大學) 審查通過通知
  • 7 月底 收到日本校方 (廣島大學) 審查通過通知
    • (補充 : 由於筆者是研究生,其他大學部的日本交換學生大約會提早一個月收到,提供參考)
  • 8/10 收到入學通知書以及電子 CoE 填寫連結
  • 8/15 填寫完成電子 CoE,收到通知審核等待分發
  • 9/7 收到 CoE 認定核可 (印出此畫面即可去辦理簽證)

接著開始教學如何填寫數位在留資格認定的系統,目前 CoE 申請變得方便許多,不需要再用實體信件在來回可以直接使用系統申請。收到日本學校系統寄來的 URL 後,千萬注意填寫這個表單,因為送出後是無法自行更改!

  1. 確認學籍

進入後會看到像是下面的圖片,直接選擇你就讀的學籍

接著開始教學如何填寫數位在留資格認定的系統,目前 CoE 申請變得方便許多,不需要再用實體信件在來回可以直接使用系統申請
  1. 填寫個人資料

填寫包含姓名、簽證時長、抵達時間、金錢來源、日本實驗室的教授聯絡方式等等資料,總共有 31 個大題的資料。

這個部分要注意「金錢來源」稍後第二部分需要上傳證明,如果是提供父母存摺餘額的話需要額外簽屬一份 Statement of Financial Support,因此如果能夠與父母討論將留學資金匯款到個人帳戶直接提供個人影本的話,第一部分就可以填寫是自行支出。

填完後第一部分的表格後,即可以選擇送出,要注意的是最後一大題是填寫 CoE 的寄送地址,這裡要填上”—–”,因為現在 CoE 都是採用電子郵件寄送所以不用地址。

2023 電子在留資格認定證明書 (CoE) 取得說明
  1. 上傳必要文件

填寫完畢後會有以下這個畫面接下來就是上傳必要文件,不過系統會再寄另一封信件連結到信箱為上傳文件專用 :

  • 證件照
  • 護照影本
  • 入學通知
  • 財力證明
    • 存摺餘額證明
    • 獎學金證明

URL 點開會看到像是下面圖片的畫面,填寫第二部分的表格,注意財務證明如果是父母的帳戶的話要多簽一個 Statement of Financial Support,可以去自己大學的文件下載處找。建議如果可行,錢都轉到個人帳戶,不然要多簽一個文件有點麻煩。

  1. 線上送件完成

本次更改線上系統辦理後,最方便的事情就在下方,當申請人填寫完第一部分後會有一個 Message 的對話框出現,你們雙方可以直接互傳訊息詢問相關事項或是對於資料進行補充,回話速度超級快,也不用擔心對方有沒有收到電子郵件。

當校方確認收件會寄一個通知說收件完成,收件以後所有的 URL 都會失效,並無法回頭撤銷的,最後會收到一封 CoE 電子郵件。

當校方確認收件會寄一個通知說收件完成,收件以後所有的 URL 都會失效,並無法回頭撤銷的,最後會收到一封 CoE 電子郵件
  1. 收到電子在留資格認定證明書

大約經過兩個禮拜筆者就收到 email (即為電子 CoE),比起過往等待紙本證明節省至少 50% 以上的時間。

大約經過兩個禮拜筆者就收到 email (即為電子 CoE),比起過往等待紙本證明節省至少 50% 以上的時間

日本簽證辦理事前準備 (留學簽證文件清單)

取得 CoE 後,接下來需要安排時間到公益財團法人日本台灣交流協會辦理簽證,目前有開放台北事務所、高雄事務所兩個地點,根據台日交流協會所指示,辦理簽證前必須準備的有下列五樣:

(需要照片、事先填寫表單等;注意護照效期;辦證時間與地點)

  • 護照正本 (效期至少六個月以上)

雖然公告僅要求只有六個月以上,不過建議效期可以涵蓋整個留學過程,以避免臨時需要更新時繁雜的申請手續。

  • 簽證申請書

下載連結 : 公益財團法人日本台灣交流協會 (網站上也都有提供中/英文填寫範例)

依照要求填寫,此份申請書可以雙面印刷(長邊翻面),請務必以白紙影印且紙上沒有任何圖樣。

印出來後照著內容填寫,最後不要忘記押上申辦當天的日期與親筆簽名,若遇到真的不會的部分可以空著,臨櫃時窗口的人員會協助你修改。

2023.09 更新 : 由於協會官網還沒將申請表表格更新為數位 CoE 對照的版本,大家可以直接到現場填寫申請表即可。

  • 4.5cmx3.5cm 彩色白底證件照 1 張(6 個月內拍攝、正面、脫帽、無背景)

這張照片要黏貼在申請書上!雖然我沒有遇到突發情況,但還是推薦多帶一、兩張以備不時之需。

如果是預約台日交流協會-台北辦事處辦理簽證,通泰商業大樓的大門口右手邊區塊 (有電梯的地方) 地下停車場有證件快照,如果真的忘記準備可以應急,不過就要記得自己帶剪刀跟口紅膠黏。

  • 身分證正本,及正反面影本

正反面請勿印在同一張紙上。

  • 電子數位 CoE 影本

總結一下 :

  1. 證件類:護照、身分證
  2. 紙本類:簽證申請書(雙面)、身分證正反面(影本正反面各一張)、CoE(正本一張及影本正反面各一張)
  3. 其他:證件照一張黏好

建議可以事前裝在資料夾裡照順序排列好,以加快承辦人員處理速度!

日本留學簽證 (台日交流協會) 辦理地址

  • 台北事務所:

地址 : 台北市松山區慶城街28號 通泰商業大樓

開放時間 : 09:00-11:30,13:30-16:00,中間為午休時間,不受理業務;週五下午不受理辦證

  • 高雄事務所:

地址 : 高雄市苓雅區和平一路87號9樓、10樓 南和和平大樓
開放時間 : 09:00-12:00,13:30-16:00,中間為午休時間,不受理業務

兩者都接受簽證辦理,越早辦完越好!

目前新冠疫情趨緩,報復性出國或留學的學生多如繁星,及早辦理完成也讓懸著的心可以趕快放下。

簽證領件

遞件完成後,約「兩個工作天」可以憑著領據跟身分證去領取簽證 (筆者經驗為台北事務所 9/11 遞件、9/14 取件,實際天數、價錢都會由承辦人員轉知,我自己申請時的費用是 690 元)。

領證後,務必現場確認簽證上自己的各項資料都無誤才能離開,其中 Place Of Issue 會是 Bangkok (TT),這是因為台灣跟日本沒有邦交,只好「名義上」轉由泰國曼谷核發,但這不影響護照的使用!後面的 TT 即是代表台灣核發(如圖所示)。

特別注意 : 簽證辦理完成後,「3個月內」必須入境日本!

其中 Place Of Issue 會是 Bangkok (TT),這是因為台灣跟日本沒有邦交,只好「名義上」轉由泰國曼谷核發,但這不影響護照的使用!後面的 TT 即是代表台灣核發(如圖所示)

日本留學 資格外活動許可

持留學簽證,我在日本想要打工,怎麼辦?

在原先留學資格以外,從事其他活動 (打工) 是需要經過政府同意的 (不然就變成違法打黑工),而留學生可以透過在入關時遞交資格外活動許可申請書,由海關人員在在留卡上加蓋許可章來達到留學時打工的目的。

如何申請資格外活動許可?

文件下載 : 資格外活動許可申請書 (出入国在留管理庁)

一般而言直接向海關人員說明,填寫完畢影印出來,於通過海關時提交書面資料即可。

入境時就提交的話,需要的版本是「留学生が新規入国する場合」,需要注意的是,因為我從羽田機場入境,所以是以東京 (Tokyo) 為範例,若與你的實際情況有差異,請詢問海關人員並在入境時直接填寫

*筆者當初申請的時候提交成錯誤的版本,海關人員現場直接提供一張正確的文件讓我填寫,若入境後才欲申請的話,需要填寫的內容會稍微繁雜,推薦入境時事先完成。

申請完畢就會如下圖 : 雖然正面寫的是就労不可,但後方會加蓋印章,持有印章就可以進行每周 28 小時、每日 8 小時以內的勞動!

以上就是辦理留學簽證的流程與事前準備,還有附註的資格外許可申請,祝福各位在辦理的過程中都能順利!

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東吳大學 日本語文學系 - 日本 獨協大學 洪于晴 2023 WillStudy 春季海外校園大使

洪于晴

  • 2023 年度春季海外校園大使
  • 東吳大學 日本語文學系 – 日本 獨協大學
  • @haru_da31
國立中央大學 機械工程學系 - 日本 廣島大學 交換學生 楊舒雯 2023 年度 WillStudy 秋冬海外校園大使

Wendy Yang

  • 2023 年度秋冬海外校園大使
  • 國立中央大學 機械工程學系 – 日本 廣島大學

海外校園大使 WillStudy Ambassador

WillStudy 每年分別於春季、秋季招募兩梯次的海外校園大使,邀請全台灣各大專院校預計前往海外留學的學子們加入團隊一起創作,將你們接下來精彩、獨特的生活分享給更多的夥伴。
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